Przy umowach, nawet tych zawieranych przy bieżących sprawach, często możemy spotkać się z sytuacją, kiedy wykonujący usługę lub dzieło żąda wpłacenia pewnej sumy pieniędzy jeszcze przed przystąpieniem do realizacji umowy. Nie bez znaczenia pozostaje, jak strony nazwą taką sumę. Zadatek i zaliczka podlegają bowiem innym regułom.
Bardzo łatwo pomylić sobie pojęcia zadatek i zaliczka. Oba dotyczą wypłacanej przed realizacją umowy kwoty, która w ostatecznym rozrachunku zostaje zaliczona na poczet ceny. Oba wydają się dowodem wiarygodności stron – ich zdecydowania i wypłacalności. Błędem jest jednak traktować je jako synonimy.
Zaliczka to po prostu część ceny zapłacona przed wykonaniem usługi. Jej celem jest zabezpieczenie finansowe zapłaty ceny, a nie samego wykonania usługi. Jeśli z różnych przyczyn do wykonania umowy nie dojdzie, to zaliczka podlega zwrotowi.
Zadatek stanowi zabezpieczenie wykonania samej usługi (dzieła) i tak właściwie chroni obie strony. Zgodnie z art. 394 kodeksu cywilnego: zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Oznacza to, że jeśli zamawiający się np. rozmyślił i „zrywa” umowę, jego zadatek przepada. Z drugiej strony jeśli to wykonawca (osoba, która wzięła zadatek) nie wywiąże się z umowy, to zamawiający ma prawo żądać zwrotu „swojego” zadatku oraz takiej samej sumy od wykonawcy. Stąd dwukrotność, o której mówi przepis.
W przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron oraz niewykonania umowy z przyczyn, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (albo obie strony ponoszą odpowiedzialność), zadatek podlega zwrotowi, bez dalszych konsekwencji.
Funkcją zadatku jest przede wszystkim zdyscyplinowanie stron, a nie rekompensata kosztów na wypadek braku wykonania umowy (choć faktycznie czasem zadatek wynagradza wykonawcy to, ze klient się rozmyślił). Zastrzeżenie zadatku nie uniemożliwia stronom dochodzenia odszkodowania z tytułu niewykonania zobowiązania.
Przy umowach warto pamiętać, że strony mają zazwyczaj bardzo szerokie możliwości kształtowania zobowiązania zgodnie ze swoimi potrzebami. Tak jest także z zadatkiem i zaliczką. Strony mogą przypisać tym pojęciom swoje własne znaczenie i zmodyfikować regulacje kodeksowe. Częstym zwyczajem jest np. zastrzeżenie „bezzwrotnej zaliczki”. W takiej sytuacji, zgodnie z wolą stron, będzie ona przepadać podobnie jak zadatek, pomimo, że formalnie nosi nazwę „zaliczki”.
Zaliczka to po prostu częściowa zapłata ceny z góry, podczas gdy zadatek pełni dodatkową funkcję zabezpieczenia wykonania umowy. W związku z tym zadatek przepada, w przypadku „rozmyślenia się” zamawiającego. Zawsze jednak trzeba sprawdzić, czy konkretna umowa nie przewiduje innych reguł odnośnie zaliczki czy zadatku.