W przypadku równoczesnej obecności dwóch stron podczas czynności prawnej, bardzo łatwo oznaczyć moment złożenia sobie nawzajem oświadczeń woli. Jest to po prostu chwila, kiedy jedna strona słownie komunikuje drugiej stronie swoją wolę czy przekazuje pismo ze swoim podpisem.
Jednak wiele oświadczeń woli zostaje złożonych na odległość, np. za pomocą tradycyjnej poczty lub poczty elektronicznej. Jak wtedy ustalić datę złożenia oświadczenia woli?
Regulacje kodeksowe co do oznaczenia chwili złożenia oświadczenia
Kodeks cywilny w artykule 61 wprowadza następującą regułę:
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
Polskie prawo co do zasady kieruje się tak zwana teorią doręczenia. Nie jest istotne, kiedy oświadczenie zostało przez nadawcę sformułowane, ani kiedy zostało wysłane. Nie ma także znaczenia, czy adresat faktycznie zapoznał się z oświadczeniem woli (np. odmówił przyjęcia przesyłki). Adresat ma mieć jedynie możliwość zapoznania się z oświadczeniem, lecz nie musi z tej sposobności korzystać.
Co to oznacza w praktyce?
W przypadku porozumiewania się na żywo, czy to twarzą w twarz czy za pomocą telefonu lub videokonferencji, sprawa jest prosta. Oświadczenie woli zostaje złożone w momencie, kiedy druga strona je usłyszy (lub ma możliwość usłyszenia), a więc niemal jednocześnie kiedy oświadczenie zostaje wypowiedziane.
Sprawa komplikuje się, jeżeli oświadczenie jest składane za pośrednictwem pisma lub dokumentu, który następnie jest przesyłany drugiej stronie.
Poczta elektroniczna
W przypadku poczty elektronicznej i podobnych środków, przepisy dość jasno wskazują, kiedy dochodzi do złożenia oświadczenia woli. Mówi o tym paragraf drugi przywołanego przepisu. Datą złożenia oświadczenia woli jest to data, kiedy wiadomość mailowa znalazła się na serwerze adresata. Analogicznie w przypadku innych form komunikowania się, jest to moment, kiedy adresat miał rzeczywistą możliwość zapoznania się z taką wiadomością. Z uwagi na charakterystykę tych środków, jeśli nie ma żadnych problemów technicznych, do skutecznego doręczenia dochodzi niemal w tej samej chwili, co wysyłka. Z ostrożności można w programie pocztowym ustawić opcję „informuj o stanie doręczenia”, dzięki czemu otrzymamy automatyczny raport o doręczeniu wiadomości na adres adresata.
Podobnie, Datą przyjęcia polecenia przelewu przez bank jest więc data, w której oświadczenie woli klienta przekazane przez sieć elektroniczną stało się dla banku dostępne w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. (…) Oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on line zostaje złożone z chwilą jego wejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę (bank), to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych. (Por. Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 10 grudnia 2003 do sygn. V CZ 127/03)
Doręczenia pocztowe
Jeśli zaś chodzi o doręczenia pocztowe, o których mówi paragraf pierwszy przywołanego przepisu, ustalenie daty w której dochodzi do złożenia oświadczenia, nie jest już takie proste. Nadal obowiązuje ta sama zasada – pismo zawierające oświadczenie woli musi dojść do adresata w taki sposób, aby w normalnym toku czynności adresat miał możliwość z takim pismem się zapoznać.
W najprostszym scenariuszu, datą złożenia oświadczenia woli będzie data, kiedy adresat odbierze przesyłkę z rąk listonosza, do czego może dojść np. po tygodniu od wysłania listu. Dlatego tak ważne jest, aby pisma zawierające oświadczenia woli wysyłać listami poleconymi. Dzięki temu nadawca ma potwierdzenie nadania, jak i może sprawdzić datę odbioru za pomocą śledzenia przesyłki.
Kolejny scenariusz to różne formy „doręczenia zastępczego”. Kodeks cywilny nie reguluje wprost takich sytuacji, lecz posiłkowo korzysta tu się z zasad doręczania przesyłek sądowych, określonych w kodeksie postępowania cywilnego.
W przypadku, kiedy adresat odmawia odebrania przesyłki, to już w tej chwili uznaje się, że doszło do skutecznego doręczenia. Adresat miał bowiem rzeczywistą możliwość zapoznania się z pismem, a to ze swej woli nie skorzystał z tej możliwości.
Jeżeli przesyłkę odbierze domownik, co do zasady można uznać taki sposób za skuteczne doręczenie. W normalnym toku czynności faktyczny adresat ma bowiem możliwość zapoznać się z przesyłką, którą wcześniej odebrał domownik, zazwyczaj jeszcze tego samego dnia.
Przesyłka awizowana
Trochę trudniej ocenia się moment doręczenia przesyłki, która była awizowana. Z pewnością samo zostawienie awiza nie może samo z siebie wywoływać skutku doręczenia. Jak wskazuje się w orzecznictwie „Realna możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie może być pojmowana abstrakcyjnie, powinna być oceniana z uwzględnieniem okoliczności danego wypadku. Otrzymanie awiza (zapoznanie się z nim) nie jest równoznaczne z dojściem do adresata oświadczenia woli w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią. Możliwość taka powstaje dopiero wówczas, gdy adresat oświadczenia w zwykłym biegu zdarzeń uzyskał realną możliwość zapoznania się z treścią awizowanej przesyłki pocztowej, co wymaga udania się na pocztę.” Por. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 kwietnia 2012 r. V CSK 215/11
W przypadku przesyłek sądowych, kodeks postępowania cywilnego jasno określa, że adresat ma prawo odebrania przesyłki sądowej w ostatnim dniu awizacji (por. art. 139 k.p.c.). Jeżeli adresat rzeczywiście odebrał pismo w terminie awizacji, to jest to właśnie termin doręczenia, od którego należy liczyć terminy do podjęcia określonych czynności procesowych. Kodeks cywilny nie naje nam jasnej odpowiedzi, czy tą regułę możemy wykorzystać dla pozasądowych oświadczeń woli składanych w przesyłkach pocztowych. W opracowaniach tematu wskazuje się w, że adresat nie powinien czerpać korzyści z celowego opóźniania odbioru przesyłki awizowanej, np. odbierając ją w ostatnim możliwym dniu przed zwrotem przesyłki do adresata. Wszak ma w takiej sytuacji realną możliwość wcześniejszego odbioru, ale intencjonalnie z tej możliwości nie korzysta wcześniej. Z drugiej strony nie można także nałożyć na adresata nieracjonalnych obowiązków i podporządkowywania swojego życia oczekiwaniem na potencjalną przesyłkę.
Jak wskazuje Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lipca 2023 r. do sygn. II PSKP 112/21 „W sytuacji, gdy pracownik, mając realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli, z własnej woli, celowo nie podejmuje przesyłki zawierającej to oświadczenie, należy uznać, iż zostało mu ono skutecznie złożone. Taką możliwość ma pracownik, któremu pismo rozwiązujące umowę o pracę wysłano listem poleconym, jeśli nie wystąpiły okoliczności uniemożliwiające mu odebranie przesyłki w urzędzie pocztowym, np. brak awiza w skrzynce pocztowej bądź dłuższa nieobecność pracownika pod wskazanym pracodawcy adresem czy też inne, niezależne od pracownika przeszkody w podjęciu przesyłki.” Zatem można przyjąć, że datą doręczenia jest data, w której racjonalnie działający adresat były w stanie odebrać przesyłkę.
Podsumowanie
Oświadczenie woli jest skutecznie, nawet jeśli adresat ostatecznie nie zapozna się z jego treścią. Wystarczające jest, że adresat miał taką możliwość. O ile w przypadku środków elektronicznych i normalnego odbioru przesyłki listownej łatwo ustalić datę, w której następuje skutek doręczenia, sytuacja się komplikuje przy awizacji przesyłki.
Niestety, obecne przepisy prawa cywilnego nie dają pewności, z jaką datą dochodzi do skutków doręczenia awizowanej przesyłki pocztowej. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, co może rodzić sytuacje sporne. Inaczej jest przy przesyłkach sądowych, które można bez negatywnych konsekwencji odebrać nawet w ostatnim dniu awizowania.